Wiedervorlage, To-Do-Liste und Fristen
Über das Thema Wiedervolrage hatte ich bereits einen Artikel verfasst. Wo ist die Wiedervorlage im Zusammenhang mit Fristen, To-Do-Listen einzuordnen?
Wikipedia definiert die Wiedervorlage als Frist, bis zu der eine Akte oder ein Vorgang wieder vorlgelegt werden soll. Dies war sicherlich früher so der Fall. Ich meine aber, dass die Wiedervorlage in den Kontext des Selbstmanagements bzw. der Organisation der eigenen Arbeit eingebunden werden sollte.
Zentraler Punkt der Selbstorganisation ist die Aufgabenliste. In der Aufgabenliste (To-Do-Liste) sollten alle anstehenden Aufgaben (schriftlich) festgehalten werden, die nicht sofort abgearbeitet werden können. Am besten ist es, wenn in die Aufgabenliste der nächste konkrete (physisch) auszuführende Schritt aufgenommen wird. Das Bedeutet, dass in der To-Do-Liste nicht nur erscheint „Akte XYZ bearbeiten“ sondern konkret „Gegenanwalt in der Sache XYZ wegen ABC anschreiben“.
Zeitmanagementgurus empfehelen nun, die Länge der Aufgaben zu schätzen und die einzelnen Aufgaben danach zu priorisieren, ob sie wichtig oder dringend oder beides sind (A-, B- und C-Aufgaben). David Allen (Getting Things Done) empfiehlt, die nächste zu erledigende Aufgabe nach dem Kontext (sitze ich am Computer oder bin ich gerade bei Gericht) und der zur Verfügung stehenden Zeit und Energie zu entscheiden. Das Vorgehen sollte jeder nach seiner eigenen Persönlichkeitsstruktur entscheiden.
Gleiches gilt für die Frage, ob ich geschlossene oder offene Listen oder eine Kombination von beidem führe. Offene Listen sind – wie der Name schon ausdrückt – To-Do-Listen, in die alle Aufgaben nacheinander aufgeschrieben werden. Geschlossene Listen sind z.B. Aufgabenlisten für den Tag, zu denen nichts hinzugefügt wird. Oft wird auch eine Kombination aus beiden geführt, eine offene Liste als Hauptliste, aus der dann die Aufgaben für die (geschlossene) Tagesliste ausgesucht werden. Mark Forster kombiniert in seinem Autofocus genannten System offene und geschlossene Listen, in der Art, dass jede Seite der Liste als geschlossene Liste fungiert.
Manche Anwaltsprogramme bieten auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für alle Nutzer zu führen. Es gibt auch die Möglichkeit, To-Do-Listen in Outlook zu führen, Mir persönlich ist das allerdings zu sperrig.
Die Wiedervorlage wird dann eingetragen, wenn die weitere Bearbeitung eines Vorgangs von einem zukünftigen noch erwarteten Ereignis abhängt. Dies ist etwa der Fall, wenn noch eine Information des Mandanten fehlt oder wenn ich auf eine Zahlung oder Erwiderung der Gegenseite warte. Daher sollte eine Widervorlage nie ohne konkrete Information gespeichert werden. Dies bedeutet konkret, dass notiert wird, worauf ich warte und welche Maßnahme (prognostisch) ergriffen werden soll, wenn das Ereignis bis zu dem Zeitpunkt der Widervorlage nicht eingetreten ist. Alle Anwaltsprogramme bieten die Möglichkeit, Wiedervorlagen einzugeben.
Fristen sind demgegenüber (lediglich) Erinnerungspositionen. Am Fristablauf muss überprüft werden, ob die entsprechende Maßnahme erfolgt ist. Über die Bedeutung der Fristen in der täglichen Arbeit der Rechtsanwälte muss ich hier nichts mehr ausführen. Wer das als Anwalt nicht weiiß, hat den falschen Job!
Ich habe die Abläufe hier noch einmal als Workflow dargestellt:
