Was der Mandant können dürfen soll?
Die von uns entwickelte Kanzlei-Software IXP-Advocat bietet unter anderem den Vorteil, dass man den Mandanten unmittelbar über das Internet einen Zugriff auf das Programm erlauben kann. Dies kann und darf natürlich nicht bedeuten, dass die Mandanten sämtliche Funktionalitäten der Kanzlei-Software nutzen können. Dies würde ja einen eklatanten Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht des Anwalts und gegen sämtliche Datenschutzrichtlinien bedeuten.
Den Mandanten kann daher nur Zugriff auf ein spezielles Programm gegeben werden, das ausschließlich die eigenen Daten zur Verfügung stellt. Soweit die Idee.
Im Entwicklerteam und mit befreundeten Anwälten diskutieren wir seitdem, welche Daten sinnvollerweise den Mandanten zugänglich gemacht werden sollen, zu welchem Zeitpunkt und welche zusätzlichen Funktionen die Mandanten ausführen dürfen.
Klar ist, dass die Mandanten die Möglichkeit haben sollen, eigene Dokumente in das virtuelle Büro hoch zu laden. Ebenso ist es sinnvoll, den Mandanten Zugriff auf alle (?) Dokumente zu gewähren, die in ihren Akten eingehen. Allerdings hat uns ein befreundeter Anwalt auch erklärt, dass er es nicht haben wolle, dass der Mandant ein eingegangenes Schreiben ließ, bevor er selbst seit gehabt habe, hiervon Kenntnis zu nehmen. Ein Argument, das kaum von der Hand zu weisen ist. Dies bedeutet, dass eingehende Dokumente erst dann der Akte zugewiesen werden, wenn der Anwalt seinen (elektronischen) Eingangskorb durchgeht.
Eine weitere Frage, wie sich stellt, ist die, ob man den Mandanten die Gelegenheit geben soll, selbst im System Akten anzulegen (natürlich nur Akten des Mandanten und keine fremden Akten) oder sollte man dies nur ausgewählten Klienten erlauben oder sollte man diese Funktion überhaupt nicht vorsehen? Ist es sinnvoll, dem Mandanten die Möglichkeit zu geben, die Forderungskonto in seiner Akten einzusehen? Wie ist es mit dem Aktenkonto? Soll der Mandant das Aktenkonto seiner Akten einsehen können? Oder will man als Anwalt dem Mandanten lieber nicht zeigen, welche Vergütung die Rechtschutzversicherung gezahlt hat? Also nur Fremdgeld und Auslagen anzeigen lassen?
Welche weiteren Funktionalitäten sollten für den Mandanten bereitgestellt werden? Ein Programm zur Berechnung des Prozesskostenrisikos ist bereits vorhanden. Ebenso ist selbstverständlich, dass sich die Mandanten Formulare wie etwa Vollmacht, Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht etc. herunter laden können. Hier können auch allgemeine Kanzleiinformationen sowie Informationen über bestimmte Rechtsgebiete von der Kanzlei für den Mandanten vorgehalten werden.
Wir würden uns über Kommentare und Ideen freuen, damit wir bei der Weiterentwicklung der Software ihre Anregungen berücksichtigen können.