Und wie strukturieren Sie Ihre Besprechungen?

Gar nicht? Das ist nicht gut!

Natürlich hat jede Besprechung mit Mandanten, Gegnern und sonstigen Beteiligten ihre Struktur, ob bewusst oder unbewusst. Zumindest ein Warming up findet statt. Sie begrüßen Ihren Gesprächspartner und es werden am Anfang ein paar allgemeine Floskeln ausgetauscht. Am Ende schmeißen Sie Ihren Gesprächspartner auch nicht einfach raus, sondern auch hier werden zumindest noch ein paar allgemeine Sätze ausgetauscht.

Aber dazwischen? ???

Was in der Literatur zu Besprechungen in größerem Rahmen gilt, lässt sich auch für die Besprechungen mit dem Mandanten oder sonstigen Mandatsbeteiligten übertragen Wichtigster Punkt ist die Strukturierung des Gesprächs. Zugleich sollte ein Ziel explizit oder auch unausgesprochen klar sein (wobei die explizite Variante immer die bessere ist). Haft (Fritjof Haft, Verhandlung und Mediation – Die Alternative zum Rechtsstreit) empfiehlt insoweit den Abschluss sogenannter Verhandlungsverträge und eben die Strukturierung einer Besprechung. Im Klartext: Am Anfang einer Besprechung legen Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner fest, welche Themen besprochen werden sollen. Dazu holen Sie dann die (ausdrückliche) Zustimmung des Gesprächspartners ein, also klar um Zustimmung zu dem Themenkatalog bitten und auch Fragen, welche Themen der Gesprächspartner seinerseits einbringen will.

Dann sollten Sie sich auch an die Struktur der einzelnen Themen halten und nicht von einem zum anderen Thema hin- und herspringen. Beobachten Sie einmal, wie wenig strukturiert Besprechungen ohne ein solches Gerüst tatsächlich ablaufen. Haben Sie aber eine Struktur vereinbart, können Sie selbst feststellen, ob Sie sich noch im Rahmen der Struktur befinden und Sie können auch Ihr Gegenüber an die Vereinbarte Vorgehensweise erinnern.

Diese Vorgehensweise bilden wir auch in unserer IXP-Advocat Anwaltssoftware ab. In einem Workflow für Besprechungen sammeln wir erst die Themen, die in einem zweiten Schritt (in beliebiger Reihenfolge) abgearbeitet werden können und die Ergebnisse direkt protokolliert werden. So können Sie am Ende der Besprechung Ihrem Gesprächspartner ein Besprechungsprotokoll in die Hand drücken, in dem die Themen und Ergebnisse aufgelistet sind.

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