Routine am Morgen und am Abend

Routinen dienen dazu, wiederkehrende Aufgaben in der gleichen Weise abzuarbeiten. Hier ist es sinnvoll, sich Checklisten zu erstellen. Diese können im Laufe der Arbeit immer weiter verbessert und verfeinert werden.

Für einen Einzelanwalt habe ich Checklisten für den Arbeitsbeginn und für das Arbeitsende in der Form von Mindmaps entworfen.

Morgenroutine
Allein schon aus Haftungsrechtlicher Sicht hat die Kontrolle und Bearbeitung von Fristsachen Vorrang. Deshalb wird zuerst geprüft, welche Fristen am heutigen Tag, Morgen und Übermorgen und in einer Woche ablaufen. Gleichzeitig kann der Anwalt sofort nachsehen, ob und was noch zu veranlassen ist oder die Fristbearbeitung in den Tagesplan aufnehmen. Welche Gerichtstermine anstehen, wird auch für den aktuellen und den folgenden Tag kontrolliert. Die Kontrolle der Gerichtstermine in zwei Wochen dient dazu, falls notwendig dort noch etwas schriftsätzlich vorzutragen. Zuletzt wird noch der Tagesplan kontrolliert.

Abendroutine
Bevor der Anwalt das Büro verlässt, sollte er noch anhand der Checkliste den Tag Revue passieren lassen. An erster Stelle steht wieder die Kontrolle der Fristen für den aktuellen Tag und den Folgetag. Es beruhigt ungemein, wenn man nochmals überprüft hat, dass die Fristen tatsächlich ordnungsgemäß erledigt sind. Der zweite Schritt ist das Überprüfen sämtlicher im Laufe des Tages angefallener Informationen. Hier sollten alle Stellen, an denen Informationen in jedweder Form gespeichert werden, überprüft werden. Die Informationen sollten dann zumindest in der Akte oder im EDV-System gespeichert werden. Ferner sollten sie auf der To-Do-Liste oder als Wiedervorlage auftauchen, wenn sie Aktionen erfordern. Auch ist es sinnvoll, soweit noch nicht geschehen, Besprechungsvermerke zu fertigen und zuzuordnen. Anschließend wird der Tagesplan für den Folgetag erstellt. Nicht nur die Termine und die Aufgaben werden festgehalten. Genauso wichtig ist es, sich die Pausen zu notieren (und dann morgen auch einzuhalten).
Wenn der Anwalt einen anstrengenden Tag hatte (was ja meistens der Fall ist), macht es dann Spass, auch sich eine Belohnung bewusst für den Abend einzuplanen.

Zuletzt zieht man noch ein Fazit des Tages. Zunächst überprüft man, wie viele Mandate man an dem Tag akquiriert hat und ob auch genügend Rechnungen geschrieben wurden. Die folgenden Punkte dienen dazu, sich die Erfolgserlebnisse des Tages noch einmal vor Augen zu führen. So kann man entspannt und guter Dinge in den (hoffentlich verdienten) Feierabend starten, ohne dass einem am späten Abend noch irgendwelche Unterlassungssünden beunruhigen.