Ist Zeit- bzw. Selbstmanagement Unsinn?
Viele beschäftigen sich mit den Fragen des Zeit- bzw, Selbstmanagements, weil sie feststellen, dass der Berg der Arbeitsrückstände immer höher oder die To-Do-Liste immer länger wird. Die Frage ist, ob die unterschiedlichen Methoden des Zeit- und Selbstmanagements tatsächlich dieses Problem lösen können.
Manchmal hat man das Gefühl, dass manche Methode das Problem eher noch verschärft als es zu beheben, weil man mehr Zeit mit der Führung diverser Listen vertut als mit der Erledigung der anstehenden Aufgaben. Wenn man sich die Diskussionen in den diversen Foren zu Zeitmanagement-Methoden ansieht, besteht das Problem der meisten nicht darin, die anstehenden Aufgaben zusammenzustellen. Die meisten suchen für sich eine Methode, endlich die in diversen Listen gesammelten Aufgaben einmal abzuarbeiten. Das ist genau der Punkt, an dem aber die meisten Empfehlungen enden. Wem ist es nicht passiert, dass er Tag für Tag schöne Tagespläne oder Woche für Woche ebenso schöne Wochenpläne erstellt und trotz dieser Pläne immer wieder dieselben Aufgaben vor sich herschiebt und nur einen Bruchteil der Aufgaben erledigt?
Über einen Punkt muss sich jeder klar werden: Das beste Zeitplanungs- bzw. Selbstmanagementinstrumentarium kann nicht funktionieren, wenn einfach zuviel zu erledigen ist, d.h. die Anzahl der anstehenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht zu schaffen ist, eine Einsicht, der sich die meisten verschließen (ich spreche hier aus eigener Erfahrung). Wer 50 Aufgaben an einem Tag erledigt und dafür 100 neue einträgt, wird schnell merken, dass auch bei bester Nutzung der Zeit die Liste der unerledigten Aufgaben immer länger wird, egal wie man die eigene Arbeit organisiert.
Die erste unabdingbare Aufgabe muss daher sein, anhand der Selbstbeobachtung einmal festzustellen, ob die Arbeitsbelastung nicht schlicht und einfach zu groß ist und auch bei bester Organisation der eigenen Tätigkeit nicht zu schaffen ist. Hierbei muss man sich auch im klaren sein, dass es niemand fertig bringt, 8, 10, 12 oder noch mehr Stunden am Stück intensiv zu arbeiten. Der Burnout wird sich schnell einstellen (auch das weiß ich aus eigener leidvoller Erfahrung).
Der schwierigste Schritt ist dann, sich zu entscheiden, welche Aufgaben delegiert oder ersatzlos gestrichen werden muss. Gerade als Rechtsanwalt in eigener Kanzlei sind das Fragen, die nicht einfach zu beantworten sind, da viele Aufgaben aus haftungsrechtlichen Gründen weder gestrichen noch delegiert werden können. Ein Mandat abzulehnen, fällt ebenfalls schwer, selbst wenn es nicht gerade lukrativ ist (es könnte ja ein Folgemandat mit hohem Streitwert kommen). Ein Anwalt auf der Mailing-Liste der Anwälte hat einmal (sehr richtig) ausgeführt, dass er am meisten an den Mandaten verdient habe, die er abgelehnt hat.
Deshalb hat die Prüfung der folgenden Fragen auch beim Freiberufler ihre Berechtigung:
1. Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?
2. Wenn ja, warum gerade ich?