GTD in der Anwaltskanzlei
Bereits seit Jahren gibt es im Bereich Selbstmanagement einen wahren Hype um David Allens Getting Things Done. Wer es noch nicht kennt, findet hier bei Wikipedia eine gute Zusammenfassung.
Wichtigster Schritt in diesem System ist zunächst, alles (David Allen nennt es) Zeug, das sind alle Informationen, Ideen, Aufgaben, Post jeglicher Art usw. zusammenzutragen und durchzuarbeiten. Mit Durcharbeiten meint er, bei jedem Stück zu entscheiden, ob überhaupt etwas getan werden muss (is it actionable?). Falls nichts getan werden muss, steht die Entscheidung an, ob die Information als Referenzmaterial gebraucht wird oder zu einer späteren Prüfung unter der Rubrik „Vielleicht/Irgendwann“ abgelegt wird oder aber in den Papierkorb wandert.
Muss etwas getan werden, sollte es sofort erledigt werden, wenn es weniger als 2 Minuten erfordert. Ansonsten wird es delegiert (warten darauf, dass es ein anderer tut) oder kommt auf die Liste der nächsten Schritte. Alles, was mehrere Schritte erfordert, stellt ein Projekt dar.
Einer der für mich zentralen Punkte des Systems ist es, dass beim Durcharbeiten des „Zeugs“ genau herausgearbeitet werden muss, was der nächste körperlich durchzuführende Schritt ist. Dies bedeutet, dass ich alle bis zur Erledigung der Information erforderlichen Schritte genau analysiere und den ersten Schritt entweder sofort erledige oder in meine Aufgabenliste aufnehme. Wie man solche nächste Schritte gut herausarbeitet, können Sie hier nachlesen.
Dies alles passt gut auf die Abläufe in einer Anwaltskanzlei (wobei nicht zu übersehen ist, dass die Arbeitsstruktur natürlich von dem Tätigkeitsschwerpunkt des Anwalts abhängig ist).
Es sollte zur Gewohnheit werden, die eingehenden Informationen zumindest einmal am Tag durchzuarbeiten und zu entscheiden, was damit gemacht werden soll. Wenn nichts unternommen werden muss, muss ich zumindest entscheiden, ob die Information in einem Projekt (=Akte, Mandat) benötigt wird. Weiter ist zu entscheiden, ob eventuell noch weitere Informationen fehlen, auf die ich warte, ehe ich etwas unternehmen kann, dann ist eine Wiedervorlage (=warten auf) zu notieren. Muss etwas getan werden, sollte genau analysiert werden, was der nächste konkrete Schritt ist. Es ist daher nicht sinnvoll, in die Aufgabenliste aufzunehmen z.B. „auf die Klage erwidern“. Wahrscheinlich sind vorher noch Schritte zu unternehmen, wie etwa eine Gliederung erstellen, prüfen, ob noch Informationen fehlen usw.. Diese nächsten Schritte bzw. der nächste Schritt gehört dann auf die Aufgabenliste, die folgenden, schon absehbaren Schritte gehören in die Akte.