Ersetzendes Scannen oder was kann in den Papierkorb?

Auch wenn manche Anwälte lieber in dicken Akten blättern, ist es eigentlich doppelter Arbeit und unsinnig, weiterhin eine Papierakte zu führen, wenn sämtliche eingehenden und ausgehenden Schriftstücke Dokumentenmanagementsystem erfasst sind. Aber darf man alle Dokumente vernichten, wenn Sie eingescannt sind?Rechtsvorschriften für das ersetzende Scannen in der Anwaltskanzlei existieren nicht. Einzig § 50 BRAO beschäftigt sich überhaupt mit Aktenführung. Demnach ist der Rechtsanwalt verpflichtet, eine Handakte zu führen, die ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben kann. Aus dem Abs. 5 dieser Vorschrift lässt sich schließen, dass ein Rechtsanwalt die Handakte auch in elektronischer Form führen darf. Demnach ist grundsätzlich das ersetzende Scannen nicht ausgeschlossen.

Problematisch ist das ersetzende Scannen sicherlich dort, wo der Rechtsanwalt Schriftstücke und Urkunden erhält, die in einem späteren Prozess als Beweismittel benötigt werden. Ein eingescannte das Dokument ist keine Urkunde mehr Rechtssinn. Das Dokument liegt nicht in körperlicher Form vor und kann nicht ohne technische Hilfsmittel gelesen werden. Daher ist es sicherlich sinnvoll, zur Vermeidung von Nachteilen wichtige Dokumente, die als Beweismittel benötigt werden, im Original aufzubewahren.

Selbst verständlich dürfen auch alle Dokumente, die noch im Original später benötigt werden, nicht vernichtet werden. Dies gilt zum Beispiel für sämtliche Vollstreckungstitel, da diese beiden Vollstreckungsauftrag im Original (in vollstreckbarer Ausfertigung) mitgeschickt werden müssen.

Alle sonstigen Schriftstücke, die der Anwalt im Rahmen des Mandats erhält, kann er nach dem Einscannen vernichten. Dies gilt in einem Prozess für alle Schriftsätze, Beschlüsse des Gerichts etc. Hält man dies strikt durch, benötigt man für die (körperlichen) Akten nur noch einen Bruchteil des Platzes, den vollständige Papierakten benötigen. Geht man nach Beendigung des Mandats die Urkunden an den Mandanten zurück, benötigt man überhaupt keine Altablage mehr. Es reicht, die elektronische Akte zu archivieren. Mancher großer Archivraum kann hierdurch entfallen.

Wer sich näher mit diesem Thema beschäftigen will, dem sei der Leitfaden des Bundeswirtschaftsministeriums „Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten“ empfohlen.