Ein paar Grundprinzipien des Zeit- bzw. Selbstmanagements

Eins dürfte klar sein: Zeit kann man nicht managen. Allen steht die gleiche Zeit zur Verfügung. Die Frage ist eigentlich, was wir mit unserer Zeit anfangen bzw. womit wir sie ausfüllen.

Ich habe mich lange mit Fragen des Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement beschäftigt. Meiner Meinung nach muss sich jeder selbst ein für seine Persönlichkeit passendes System herausfinden, wie er mit seiner Zeit und den in dieser Zeit zu erledigenden Aufgaben umgeht.

Trotz aller Individualität gibt es aber ein paar grundsätzliche Prinzipien, die den Umgang mit der Zeit und die Zeitplanung vereinfachen.

Erster Grundsatz ist, sich überhaupt einmal über den Umgang mit der Zeit bewusst zu werden. Es reicht aus, sich einen Kurzzeitwecker zu stellen, der einen alle halbe Stunde innehalten lässt und festzustellen, was man in dieser letzten halben Stunde getan hat (ohne das zu bewerten). So kann man sich einmal selbst kennen lernen. Es ist übrigens normal, dass keiner von uns 10 oder 12 Stunden am Stück konzentriert arbeiten kann. Pausen in jedweder Form sind normal und Sie brauchen kein schlechtes Gewissen zu haben.

Grundsatz zwei ist, die wichtigen Dinge und die großen Brocken zuerst festzulegen. Die kleineren Aufgaben passen immer darum herum. Es gibt die bekannte Geschichte mit der Vase (oder Mayonnaiseglas), in des zuerst dickere Steine gelegt werden, dann kleinere Kieselsteine, die die Lücken ausfüllen, dann Sand, der die immer noch verbliebenen Zwischenräume füllt und zum Schluss Wasser, das dann immer noch hineinpasst. Genauso geht es mit der Planung von Aufgaben. In der (anwaltlichen) Praxis bedeutet dies, dass zuerst die Termine, die umfangreicheren Fristsachen und auch die privaten Termine und Aufgaben (die sind in der Regel auch wichtig) festgelegt werden.

Grundsatz drei beinhaltet, alle Aufgaben, Schriftstücke etc. nur an wenigen (zentralen) Stellen zu sammeln und einmal täglich durchzugehen und auf daraus resultierende Aufgaben zu überprüfen. Können diese Aufgaben kurzfristig erledigt werden, sollte das auch sofort geschehen (2-Minuten-Regel). Ansonsten sollten sie einfach notiert werden. Gerade Anwälte stehen oft vor einem informationellen Overkill, hier ein Anruf des Mandanten, da ein Fax, der Computer signalisiert den Eingang einer Email und die Post und die Wiedervorlagen sind auch noch nicht bearbeitet. Gewöhnt man sich an, diese Informationen alle zu sammeln und dann sich die (ungestörte) Zeit zu nehmen, den Informationsstau zu bearbeiten bzw. zu notieren, ist die Gefahr, irgendetwas zu vergessen, minimiert.

Wie man mit der (wahrscheinlich frustrierend immer länger werdenden) Liste der Aufgaben umgeht, ist wiederum eine Frage der persönlichen Präferenzen. Ein paar Tipps werde ich in einem späteren Artikel geben.