Die Wiedervorlage in der Anwaltskanzlei
Bereits als ich Ende der 80er-Jahre Anwenderseminare für Rechtsanwälte für die damalige Anwaltssoftware Jupiter der Nixdorf AG (die gab es damals noch) hielt, gab es bei dem Punkt Wiedervorlagen immer wieder Diskussionen. Auch heute noch scheint sich hier wenig geändert zu haben, wenn man im Internet recherchiert oder mit Rechtsanwälten über diese Frage diskutiert. Hier wird oft viel unnötige Arbeit, Zeitverschwendung und Aktentransport produziert, der eigentlich nicht nötig ist.
Die Wiedervorlage hat den Zweck, zu verhindern, dass eine Akte in Vergessenheit gerät oder den nächsten Arbeitsschritt zum rechten Zeitpunkt zu initiieren. Es ist daher meines Erachtens völlig unsinnig, eine Wiedervorlage zu notieren, ohne hierbei einen klaren Arbeitsauftrag zu benennen. Also einfach zu verfügen „Wiedervorlage in zwei Wochen“ ist schlichter Unsinn. In zwei Wochen wird Ihnen die Akte vorgelegt und Sie fangen an zu blättern und zu überlegen, warum Ihnen die Akte vorgelegt wird und was Sie eigentlich tun wollten. Daher sollte jede Wiedervorlage den prognostisch nächsten Schritt beinhalten oder zumindest einen Hinweis, was Sie bis zum Wiedervorlagetermin erwarten.
Früher wurden die Wiedervorlagen mit verschiedenen Aufsteckern auf den Akten gekennzeichnet, diese Akten anhand der Aufstecker rausgesucht und alle dem jeweiligen Sachbearbeiter vorgelegt. In der heutigen Zeit sollten die Wiedervorlage in der EDV verwaltet werden. Es kann so täglich oder in bestimmten Abständen eine Liste der Wiedervorlagen mit den entsprechenden Wiedervorlagegründen ausgedruckt werden und dem jeweiligen Sachbearbeitern zunächst als Liste vorgelegt werden. Meine Erfahrung ist, dass diese Wiedervorlageliste zum größten Teil ohne Vorlage der Akte abgearbeitet werden kann, sofern die Wiedervorlagegründe aussagekräftig sind und sich nicht in „Sachstand prüfen“ erschöpfen. (Auch ein großer Teil des Posteingangs kann übrigens ohne Akte bearbeitet werden – das ist aber ein anderer Diskussionspunkt) Bei modernen Anwenderprogrammen für Rechtsanwälte ist es in der Regel auch möglich, eine Kontrollliste mit allen Akten ohne Wiedervorlageverfügung auszudrucken. Das sollte von Zeit zu Zeit passieren um schlafende Akten zu entdecken.
Die Wiedervorlagen sollten auch nicht zu engmaschig verfügt werden. Es ist z.B. nicht sinnvoll, nach dem fertigen einer Berufungsbegründung eine Wiedervorlage einen Monat später mit dem Text „Liegt Berufungserwiderung vor?“ zu verfügen, da üblicherweise mindestens zwei bis drei Monate vergehen, ehe eine Berufungserwiderung vorliegt und zudem diese Wiedervorlage nur dazu dienen soll, bei Gericht nachzufragen, falls eine Berufungserwiderung noch nicht eingegangen ist. Ggfls. kann es in einem solchen Fall auch sinnvoll sein, überhaupt keine Wiedervorlage zu notieren.
Ziel sollte es letztlich sein, den Aktenumlauf in der Kanzlei so gering wie möglich zu halten. Der Anwaltsschreibtisch ist der denkbar ungeeignetste Ort für die Aktenaufbewahrung mit Ausnahme der gerade bearbeiteten Akte.
Am besten ist es, wenn mit der elektronischen Akte gearbeitet wird. Dann kann jeglicher (körperliche) Aktenumlauf vermieden werden, sofern es die körperliche Akte überhaupt noch gibt (hier gehen allerdings die Meinungen der Anwender auseinander).
Man kann auch trefflich darüber streiten, von wem die Wiedervorlagen in das Anwaltsprogramm eingetragen werden, vom Anwalt selbst oder von der Sekretärin, Schreibkraft oder Fachangestellten. Auch dies ist Geschmacksache, wobei ich es für sinnvoll halte, Wiedervorlageverfügungen im direkten Zusammenhang mit einem Diktat von der jeweiligen Schreibkraft notieren zu lassen. Intelligente Anwaltsprogramme sehen diesen Schritt im Workflow auch so vor oder die Wiedervorlage kann vom Diktierenden zusammen mit dem (elektronischen) Diktat direkt eingegeben werden. Beim Abarbeiten einer Wiedervorlageliste geht es schneller, wenn der Sachbearbeiter die neue Wiedervorlage sofort eingibt, vor allem, wenn er die Wiedervorlageliste nicht auf Papier sondern am Bildschirm abarbeitet.
Unabhängig von den Wiedervorlagen ist es natürlich sinnvoll, wenn jeder Sachbearbeiter in der Kanzlei für sich noch eine To-Do-Liste führt hinsichtlich der aktuell zu bearbeitenden Angelegenheiten, die auch aktenunabhängig sein können. Auch wenn ich ein Verfechter der papierlosen Kanzlei bin, eine solche Liste ist am einfachsten auf Papier zu führen (aber auch das ist Geschmacksache).