Die virtuelle Bürogemeinschaft

Zu Zeiten steigender Kosten und stagnierender Einnahmen ist es notwendiger denn je, Modelle der Zusammenarbeit zu entwickeln, die Kosten einsparen helfen. Eines dieser Modelle ist eine virtuelle Bürogemeinschaft.

Warum virtuell? Weil die einzelnen Mitglieder der Bürogemeinschaft nur noch die Besprechungen mit den Mandanten in der realen Kanzlei wahrnehmen, ihre sonstige Arbeit aber von zu Hause aus oder von einem beliebigen Aufenthaltsort aus erledigen.

In der Kanzlei sind nur noch ein Empfang mit Telefondienst sowie einige Besprechungszimmer vorhanden. Die Anzahl der Besprechungszimmer ist natürlich geringer, als die Zahl der Mitglieder der Bürogemeinschaft (ca. im Verhältnis 1:3, d.h. auf 3 Anwälte kommt ein Besprechungszimmer). Die Belegung bzw. Reservierung der Besprechungszimmer kann über das Internet erfolgen.

Die Kanzlei ist Dienstleistungszentrum für die der Bürogemeinschaft angehörenden Rechtsanwälte. Dort werden die Mandanten empfangen. Eingehende Telefonate werden von der Mitarbeiterin an die jeweiligen Anwälte weitergeleitet, sei es auf einen anderen Festnetzanschluss, sei es auf ein Handy. Ist der jeweilige Anwalt gerade nicht erreichbar, erhält er eine entsprechende Telefonnotiz als E-Mail. In Papierform eingehende Post wird eingescannt und ebenfalls per Mail dem einzelnen Anwalt übersandt, nachdem die Post vorher auf Fristen überprüft wurde. Der entsprechende Fristenkalender wird in der Kanzlei geführt. Eingehende Faxschreiben werden mit einem Fax-to-Mail-Dienst unmittelbar an den einzelnen Anwalt übersandt.

Diktate werden digital erfasst und als E-Mail einem professionellen Schreibdienst zum Schreiben zur Verfügung gestellt. Dieser schickt die fertig geschriebenen Texte als Datei an den jeweiligen Anwalt zurück, der sie dann ausdrucken kann. Es besteht auch die Möglichkeit, Texte mit Hilfe eines Spracherkennungsprogramms selbst zu erstellen.

Der Vorteil einer solchen Konstellation liegt auf der Hand: Bei der Miete können erhebliche Kosten eingespart werden, da weit weniger Büroraum benötigt wird, als wenn jeder der Anwälte ein eigenes Zimmer beanspruchen würde. Auch Personalkosten können eingespart werden, da nur für die Besetzung des Empfangs fest eingestelltes Personal benötigt wird. Der Schreibdienst wird nach Arbeitsanfall bezahlt, so dass hier die Kosten sich dem tatsächlichen Bedarf anpassen. Auch die Anschaffung von Büroeinrichtung ist günstiger, da weniger Räume bestückt werden müssen. Da man sich die Kosten der Anschaffung von Sachmitteln wie etwa Kopierer etc. teilen kann, ist auch dieser Bereich kostengünstiger.