Das Kreuz mit den Textbausteinen

Textbausteine können die Arbeit in einer Anwaltskanzlei ganz erheblich vereinfachen, sowohl auf der Seite der Diktierenden als auch auf der Seite derjenigen, die das Diktat schreiben müssen. Der intensive Gebrauch von Textbausteinen scheitert nach meinen Erfahrungen in der Regel auf der Seite der Diktierenden daran, dass es oft einfacher und für den Diktanden schneller ist, eine Textpassage (auch wenn es jeden Tag vielfach vorkommt) zu diktieren, als in einem Texthandbuch erst zu blättern. Eine wirklich überzeugende Lösung für das schnelle Wiederfinden von Textbausteinen beim Diktieren habe ich noch nicht gefunden.

Die Frage, wie erfolgreich Textbausteine in einer Kanzlei oder einem Büro eingesetzt werden können, liegt sicherlich in der Standardisierbarkeit der verwendeten Texte. Hier hat sicherlich ein Strafverteidiger mehr gleichartig wiederkehrende Texte als ein reiner Prozessanwalt. Nichts ist unerträglicher, als einen offensichtlich aus nicht zum Fall passenden Textbausteinen zusammengesetzten Brief zu bekommen – nach meinen Erfahrungen eine Spezialität mancher Inkassobüros, die es so vermeiden, auf die individuellen Fakten des Falls einzugehen.

Für all diejenigen, die ihre Briefe selbst schreiben, gibt es eine Vielzahl von Programmen zur Verwaltung von Textbausteinen (oder Autotexten, wie sie bei Word heißen). Hier gibt es sogar gute Freeware-Programme, die Textbausteine mit Tastendruck einfügen. Manche Programme sind sogar in der Lage, sich von selbst wiederkehrende Textschnipsel zu merken und sie dann beim Tippen vorzuschlagen.

Viele Anwaltsprogramme enthalten diverse Textbausteine und bieten die Möglichkeit, eigene Bausteine mit Aktendaten zu erstellen.

Schwieriger ist es für jene, die Schreiben diktieren und nicht selbst schreiben. Für die gibt es allenfalls die Möglichkeit, sich die Autotexte in Word oder der sonst benutzten Textverarbeitung anzusehen. Das ist für den Diktierenden nicht gerade ergonomisch und man sucht oft lange nach dem richtigen Autotext, es sei denn der Text kommt oft vor (wie etwa „Vertretungsanzeige einfügen“). Muss man lange suchen, hätte man ihn in der Zeit auch diktiert.

Am besten ist es, wenn die Textbausteine in einer hierarchisch strukturierten Form gespeichert werden und unabhängig vom Textprogramm abgerufen werden können. Werden die Textbausteine in einer Baumstruktur thematisch abgelegt, dass der Diktierende sie schnell findet und mit entsprechendem Diktierkürzel der Schreibkraft mitteilen kann, wird ein echter Synergieeffekt auf beiden Seiten erreicht. Auch für diese Aufgabe gibt es viele Programme, z.B. CUEcard2000, das sogar kostenlos ist. Hier kann man Texte in Baumstruktur speichern (wobei das Programm dann wirklich nur zur Information des Diktierenden dient und nicht zur Einfügung von Bausteinen in den Text).

Eins ist aber klar, die Arbeitsumgebung mit den für den Betreffenden passenden Komponenten muss sich der Diktierende selbst erarbeiten. Das beste oder auch das teuerste Anwaltsprogramm kann nur Standardtexte liefern, die sich der jeweilige Anwalt auf seine Situation bzw. seine Mandate zuschneiden muss. Unterzieht er sich aber dieser Arbeit, hat er später einen erheblichen Zeitvorteil beim Diktat.