Cash-Flow Management in der Anwaltskanzlei
Irgendwie wird das in den meisten Anwaltskanzleien schon gemacht, aber häufig ohne wirklichen Plan. Cash-Flow-Management bedeutet, dass man dafür sogt, dass Einnahmen so fließen, dass die vorhersehbaren Ausgaben abgedeckt sind. Ziel ist es, Lücken zwischen Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen zu vermeiden.
Gerade in Anwaltskanzleien passiert es öfters, dass Mandate nicht zeitnah abgerechnet werden und dass kein gut strukturiertes Mahnwesen (hinsichtlich der eigenen Forderungen) vorhanden ist bzw. nicht genutzt wird.
Wie kann man hier Probleme vermeiden?
Erster Schritt ist, Mandate regelmäßig abzurechnen. Ich kenne Kanzleien, die die Mandate grundsätzlich erst nach Abschluss (der Instanz) abrechnen. Wir wissen alle, das dauert im günstigsten Fall Monate. Dies ist betriebswirtschaftlicher Unsinn. Warum sollten Sie die Bank Ihrer Mandanten spielen. Gewöhnen Sie esich daher an, Mandate (auch wenn sie nicht nach Zeit abgerechnet werden) monatlich abzurechnen (oder zumindest monatlich zu überprüfen, ob neue abrechenbare Vergütungstatbestände verwirklicht wurden). Dies verhindert auch, dass Sie bei zahlungsunwilligen Mandanten höhere Vergütungssummen (unwissentlich) auflaufen lässt und man kann bei Zahlungsverzug frühzeitig die weitere Bearbeitung der Angelegenheit stoppen (Strafrechtler sind da meist wesentlich konsequenter als die Zivilrechtler, weil die Verteidiger wissen, dass Honorare, die bis zur Hauptverhandlung nicht bezahlt wurden, oft nicht mehr zu realisieren sind).
Es ist auch sinnvoll, sich monatlich Ziele zu setzen, in welcher Höhe monatlich Vergütungsrechnungen (mindestens) geschrieben werden müssen und kontrollieren Sie den Stand des bereits berechneten Volumens ständig. Wenn Sie die Ziele richtig setzen, können Sie am Maß der Zielerfüllung absehen, ob sich Lücken im Cash-Flow auftun und man kann entsprechende Vorsorge treffen.
Dritter Schritt ist die Einrichtung eins wirkungsvollen Mahnsystems. Auf der Rechnung sollte bereits ein klares Zahlungsziel vorgegeben sein. Nach dessen Ablauf muss sofort eine erste Mahnung erfolgen. Die meisten Mandanten schließen aus einem wirkungsvollen und konsequenten Mahnsystem auch auf Ihre Arbeit. Sie nehmen dann an, dass Sie die Mandate ebenso konsequent und zeitnah bearbeiten. Und die, die sich über eine Mahnung ärgern, können Sie als Mandanten letztlich nicht brauchen.
Wichtig ist auch, bei Zweifeln an der Zahlungsfähigkeit Ihres Mandanten bereits bei Mandatsannahme Vorsorge zu treffen.
Wenn Sie das alles beherzigen, sollte es eigentlich keine Liquiditätsprobleme geben.