Anrufbeantworter – Fluch oder Segen?
Heute heißt er ja vornehm Sprachmailbox, weil normalerweise nur noch selten ein eigenes Gerät als Anrufbeantworter in der Kanzlei steht. Entweder ist die Sprachmailbox in die Telefonanlage integriert oder man verwendet die Sprachmailbox des Telefonproviders oder des Handys.
Immer noch haben viele Anrufer Hemmungen, auf der Sprachmailbox eine Nachricht zu hinterlassen. Viele legen auf und rufen später noch einmal an und hoffen, dann den Gesprächspartner oder zumindest die Sekretärin ans Telefon zu bekommen. Warum?
Keiner der Anrufer käme auf die Idee, einfach ohne Voranmeldung in die Kanzlei zu kommen und selbstverständlich zu erwarten, dass der Rechtsanwalt gerade jetzt in der Kanzlei anwesend ist und auch die Zeit hat, ein ausführliches Gespräch mit ihm oder ihr zu führen. Anders am Telefon. Ebenso selbstverständlich wird sich das Recht genommen, zu jeder Zeit (zumindest zwischen 8 Uhr und 18 Uhr) anzurufen mit der klaren Erwartung, dass der Anwalt im Büro ist und auch sich die Zeit nimmt, mit dem Anrufer ausfühlich zu sprechen, gleichgültig, mit was er gerade beschäftigt war.
Liebe Anrufer:
Der Anwalt ist nicht immer im Büro anwesend. Er hat Gerichtstermine und andere auswärtige Besprechungen wahrzunehmen. dann ist er im Büro schlicht und einfach nicht zu erreichen. Aber auch wenn der Anwalt im Büro anwesend ist, kann er nciht zu jeder Zeit Telefonate entgegennehmen. Sitzt er zum Beispiel in einer Besprechung mit einem Mandanten, wäre es nicht nur dem im Büro anwesenden Mandanten gegenüber unhöflich, das Gespräch wegen eines Telefonats zu unterbrechen. Es wäre auch ein Bruch der anwaltlichen Verschwiegenheitsverpflichtung, in Anwesenheit des Mandanten mit einem anderen Teilnehmer zu sprechen und dort eventuell über andere Mandate zu sprechen. Auch gibt es Situationen, in denen der Anwalt einer konzentrierten Tätigkeit nachgeht und nicht durch Telefonate gestört werden will. Die Qualität eines Schriftsatzes wird nicht gerade dadurch gefördert, dass man alle paar Minuten durch einen Anruf aus der Konzentration gerissen wird und jedesmal den Gedankengang neu aufbereiten muss.
Seien Sie deshalb nicht enttäuscht, wenn Sie den Anwalt nicht sofort am Telefon haben und hinterlassen Sie lieber eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter. Sagen Sie, was Sie wollen. So kann der Anwalt sie zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt zurückrufen und er ist auf das Telefonat mir Ihnen vorbereitet und hat die Unterlagen zu Ihrem Mandat vorliegen.
Und: Wenn Sie nur einen Termin haben wollen, dann sagen Sie das! Dann muss Sie nicht der Anwalt zurückrufen, dann kann auch das Sekretariat mit Ihnen einen Termin abmachen.
Und noch was: Es kommt bei Ihrer Nachricht auf dem Anrufbeantworter nicht auf schöne Formulierungen an. Hauptsache, man kann erschließen, was Sie wollen und wer anruft. Wenn Sie mit dem Anwalt persönliche telefonieren, wird auch von beiden Seiten nicht druckreif gesprochen.
So kann aus dem Fluch Anrufbeantworter ein Segen für Anrufer und Angerufenen werden.